تساعد أتمتة واتساب للأعمال فريقك على الرد على الأسئلة المتكررة، وجمع التفاصيل اللازمة للمتابعة، وتحويل المحادثة إلى موظف عند الحاجة. ابدأ بمهمة تتكرر عندك، مثل تأهيل استفسار جديد أو تأكيد موعد. حدّد ما يستطيع العميل إنجازه في المحادثة، ومن يتولى الطلب إذا خرج عن نطاق المهمة.
اختر طريقة التشغيل المناسبة لفريقك
قد يكفي تطبيق واتساب للأعمال لفريق صغير. توضّح رسائل الترحيب وخارج الدوام للعميل متى يتوقع الرد، وتساعد الردود المحفوظة الموظفين على الإجابة عن الأسئلة المعتادة. ابدأ بهذه الأدوات إذا كان بإمكان شخص متابعة المحادثات وتسليم الطلبات إلى الزملاء دون أن يفوته شيء.
فكّر في منصة واتساب للأعمال للشركات في الإمارات عندما يحتاج أكثر من موظف إلى صندوق وارد مشترك، أو تعتمد الإجابة على بيانات الحجز أو نظام إدارة العملاء، أو تحتاج إلى إرسال قوالب من مسار عمل. قبل الربط، حدّد من يملك الرقم وكيف سيستخدمه الفريق وما الذي سيحدث للإعداد الحالي.
ارسم مسار المحادثة قبل أتمتتها
لنفترض أن عميلاً يسأل عن شقة في قرية جميرا الدائرية. اسأله عن الإعلان المقصود والوقت المناسب للمعاينة وطريقة التواصل المفضّلة. تحقّق من التوفر في النظام الذي يعتمد عليه فريقك. إذا لم يتوفر الموعد أو تعذّر تحديد الإعلان، أحِل الطلب إلى الوكيل المسؤول مع ملخص قصير. أرسل التأكيد بعد أن يؤكد نظام الحجز الموعد.
سجّل ما يحتاج إليه زميلك للمتابعة، مثل مرجع الإعلان والوقت المفضّل وسجل جهة الاتصال واسم المسؤول عن الطلب. لا تضف حقولاً لن يستخدمها الفريق. إذا عاد العميل بالسؤال نفسه، حدّث سجله بدلاً من إنشاء طلب مكرر. وإذا كنت تستخدم HubSpot، اطّلع على دليل ربط واتساب بمسار المبيعات في HubSpot.
اضبط الموافقة والقوالب والتحويل للموظفين
راجع سياسة المراسلة في واتساب للأعمال بشأن الموافقة وإيقاف الرسائل واستخدام القوالب. على منصة واتساب للأعمال، تفتح رسالة العميل نافذة خدمة لمدة أربع وعشرين ساعة، وتبدأ المدة من جديد مع كل رسالة منه. خارج النافذة، استخدم قالباً وافقت عليه Meta للغرض المقصود. احتفظ بسجل الموافقة، واجعل إيقاف الرسائل سهلاً.
وفّر طريقاً واضحاً للتحدث إلى موظف. حدّد من يتلقى الطلبات المحوّلة أثناء الدوام وما الذي يراه العميل خارجه. قبل التشغيل، اختبر رداً غير متوقع وبحثاً فاشلاً وطلباً مكرراً وحالة يطلب فيها العميل إيقاف الرسائل.
قدّر تكلفة الرسائل التي ستحتاج إليها
قدّر عدد المحادثات التي يبدأها العملاء، والمتابعات التي تحتاج إلى قوالب، وفئة كل قالب. افصل رسوم Meta عن تكلفة صندوق الوارد وبرنامج الأتمتة والإعداد. تتغير الأسعار والاستثناءات وفق قواعد التسعير، لذا راجع وثائق التسعير لدى Meta واستخدم حاسبة تكلفة واتساب في الإمارات حسب حجم رسائلك.
لأمثلة توضح أثر تغيّر التسعير عند أحجام مختلفة من الرسائل، راجع شرح رسوم الردود عبر واتساب في الإمارات.
ابدأ بتجربة صغيرة قبل التوسع
ابدأ بنوع واحد من الاستفسارات وفريق يستطيع مراجعة الردود. راقب وصول الطلب إلى الشخص المناسب، وتأكيد المواعيد، وعدد المرات التي يحتاج فيها الموظف إلى تصحيح رد أو تحديث في سجل العميل. راجع طلبات إيقاف الرسائل والحالات الفاشلة إلى جانب زمن الرد. أضف مساراً آخر عندما يصبح المسار الأول مفيداً لمن يستخدمه يومياً.